حددت وزارة الخارجية ثلاثة متطلبات عند التقديم على خدمة تصديق المستندات، هي أن يتم تقديم المستند الأصلي باللغة العربية أو الإنجليزية (أو أن يكون مترجماً بترجمة قانونية)، والتأكد من أن المستند الأصلي مصدق من الجهات المختصة المعتمدة داخل الدولة أو خارجها قبل التقديم، وألا يكون المستند مغلفاً حرارياً.
وذكرت أنها تقدم خدمة تصديق المستندات داخل دولة الإمارات العربية المتحدة على مدار الساعة، وعبر الإنترنت فقط، من خلال التطبيق الذكي لوزارة الخارجية (UAE MoFA) والموقع الإلكتروني (http://mofa.gov.ae).
ويُعدُّ التصديق إجراء يفيد بصحة الختم والتوقيع على الوثيقة أو المستند، سواء الصادر من الدولة أو من خارجها، وهي خدمة تقدمها الوزارة داخل الدولة عبر قنواتها الرقمية، وخارج الدولة عن طريق السفارات والقنصليات.
وأشارت إلى أنه يمكن للأفراد تصديق مستنداتهم الشخصية والتجارية الصادرة من الدولة، أو من خارجها، بخطوات بسيطة، عبر قنواتها الذكية وموقعها الإلكتروني.
وشرحت عبر موقعها الإلكتروني وحسابها على موقع «إكس»، أن شركة التوصيل ستقوم بالتواصل مع المتعامل للاستلام وتسليم المستند من العنوان الذي تم اختياره عند التقديم على الخدمة، كما يمكن تتبع حالة الخدمة مباشرة.
وبيّنت ضمن دليل الخدمة، أن هناك خمس خطوات للتقديم على خدمة تصديق المستندات للأفراد في الإمارات، وهي تسجيل الدخول في الموقع الإلكتروني أو التطبيق الذكي عبر الهوية الرقمية، تقديم طلب خدمة الأفراد، تصديق الأوراق الرسمية، اختيار خدمة التوصيل والوقت المناسب لتسليم واستلام المستندات، وأخيراً تسليم المستندات لمندوب التوصيل.
وحددت أنواع المستندات الرسمية التي يتم تصديقها عبر القنوات الرقمية لوزارة الخارجية، وهي:
– مستندات أحوال شخصية، وتشمل، على سبيل المثال لا الحصر، المستندات التعليمية (يتم التعامل مع الشهادة وجدول الدرجات على أنهما مستندان)، شهادات الميلاد، شهادة الوفاة، التقارير الطبية، شهادة حسن السيرة والسلوك، شهادة الزواج، والشهادات الصادرة عن المحكمة، التوكيل الشخصي، شهادة لمن يهمه الأمر، عقد عمل، عرض التوظيف، كشوف الحسابات البنكية، شهادة ضريبة شخصية.
– مستندات تجارية، وتشمل، على سبيل المثال لا الحصر، عقداً أو اتفاقية، سجلاً تجارياً، تعيين مدير، محضر اجتماع مجلس الإدارة أو الشركاء، تغيير اسم الشركة، تسجيل العلامة التجارية، اتفاقية التوزيع، شهادة تأمين الشركات، شهادة ضريبة الشركات، قرار مجلس الإدارة، الرخصة التجارية، شهادة الشراكة أو المساهم، الملاحق والملاحق في المستندات التجارية، المذكرات، إغلاق الشركة، تسجيل فرع الشركة، مستندات الإفلاس، البيان المالي، تسجيل المنتج، تسجيل براءة الاختراع أو التنازل، تسجيل العلامة التجارية، توكيلاً ذا طابع تجاري، توكيلاً عاماً، مستند توقيع، شهادة مستخدم نهائي، شهادة ضريبة، شهادة إنجاز، أي مستند آخر ذي طبيعة تجارية.
وذكرت أنه يمكن اعتبار العقود أو الاتفاقيات التجارية بمثابة مستندات متعددة بناء على محتواها، داعية إلى التواصل مع مركز الاتصال الخاص بالوزارة، إذا كان لدى المتعامل أي استفسار.
– الفواتير وشهادات المنشأ، وتشمل مستندات تجارية تثبت عملية الشراء أو البيع للمنتجات أو البضائع، ويتم إرسال المستند الأصلي عبر خدمة البريد لإتمام عملية التصديق.
. شركة التوصيل تتواصل مع المتعامل للاستلام وتسليم المستند من العنوان الذي تم اختياره عند التقديم على الخدمة.