ألزمت دائرة التعليم والمعرفة في أبوظبي المدارس الخاصة بحفظ 10 أنواع من المعلومات التفصيلية في السجل الخاص بكل طالب، لمدة لا تقل عن خمس سنوات بعد مغادرة الطالب للمدرسة، ويفضّل أن يتم الاحتفاظ بها في الأرشيف الإلكتروني، فيما تلتزم المدرسة بحفظ سجلات تخرج الطلبة إلى أجل غير مسمى.
وتفصيلاً، أكدت دائرة التعليم والمعرفة – في سياسة السجلات التي أصدرتها أخيراً وعممتها على المدارس، وحصلت «الإمارات اليوم» على نسخة منها – أن إنشاء سجلات واضحة وكاملة ودقيقة ومحدثة والمحافظة عليها، يعد أمراً ضرورياً لتمكين المدرسة من أداء وظائفها بفا
علية، حيث يُلزم القانون المدارس في الدولة عند معالجة وتخزين السجلات التي تتضمن بيانات شخصية بضرورة الامتثال للقوانين المتعلقة بحماية البيانات، مشيرة إلى أن السياسة الجديدة تحدد الحد الأدنى من المتطلبات التي يجب على المدارس الالتزام بها عند إنشائها وإدارتها للسجلات.
وشملت أنواع المعلومات التي يجب التزام المدارس بحفظها في السجلات الفردية لكل طالب، البيانات الشخصية (الاسم، تاريخ الميلاد، الجنس، الجنسية، بيانات ولي الأمر، العنوان، بيانات الاتصال)، وسجل الحضور، وسجل التقدم الأكاديمي والإنجازات، وسجل المشاركة في الأنشطة اللاصفية والإنجازات، وسجل الحوادث السلوكية، وسجل خطط التعلم الموثقة خصوصاً للطلبة ذوي الاحتياجات التعليمية الإضافية، وسجل الحالات المتعلقة بحماية الطلبة، وسجل المعلومات الطبية، وسجلاً يتضمن نسخة عن أي تقارير تتضمن معلومات الطالب تم تقديمها إلى دائرة التعليم والمعرفة أو ولي الأمر أو أي من الأشخاص المعنيين، إضافة إلى سجل خاص بأي متطلبات أخرى حسب ما تقتضيه الدائرة.
وألزمت السياسة الجديدة المدارس بإنشاء سجلات طبية فردية مفصلة للطلبة ومحدثة وسرية، والحفاظ عليها وفقاً لمتطلبات دائرة الصحة، وبشكل خاص معايير الفحص المدرسي، ويجب على الممرض في المدرسة إنشاء سجل للطلبة الجدد اﻟﻤسجلين في رياض الأطفال أو الصف الأول/السنة الثانية وللطلبة المنتقلين من مدارس أخرى لا توفر خدمات صحية مدرسية (على سبيل اﻟﻤثال الطلبة اﻟﻤنتقلون من مدرسة خارج الإمارات)، كما يجب على اﻟﻤدارس السماح لأولياء الأمور بالوصول إلى سجلات أطفالهم بناءً على طلب منهم. وفي الوقت ذاته، يجب على اﻟﻤدارس عدم نسخ أو إزالة سجلات الطلبة من عيادة اﻟﻤدرسة.
كما ألزمت السياسة الجديدة اﻟﻤدارس الحصول على اﻟﻤوافقات اللازمة من دائرة الصحة وأولياء الأمور، وكذلك إخطار الدائرة في شأن كل ما يتعلق بمشاركة سجلات الطلبة الطبية بناء على أي طلبات خارجية، والتأكد من أن معلمي ومدربي التربية الرياضية باﻟﻤدرسة يمكنهم الوصول إلى السجلات الطبية للطلبة للاطلاع على الحالات الطبية الفردية التي يمكن أن تؤثر في ر ياضاتهم اﻟﻤدرسية، وليتمكنوا من التعامل مع أي حوادث قد تظهر.
وحذرت الدائرة المدارس من أن عدم الامتثال لهذه السياسة سيعرض اﻟﻤدرسة للمساءلة القانونية والعقوبات المطبقة بموجب اللوائح والسياسات واﻟﻤتطلبات الخاصة بدائرة التعليم والمعرفة، دون الإخلال بالعقوبات التي يفرضها القانون، مشيرة إلى أن هذه السياسة تعتبر سارية من بداية العام الدراسي الجاري، ومن المتوقع أن تكون المدارس متوافقة بالكامل مع هذه السياسة مع بداية العام الدراسي المقبل 2025- 2026.
. المعلومات التي يجب التزام المدارس بحفظها تشمل البيانات الشخصية، وسجل الحضور، وسجل التقدم الأكاديمي والإنجازات.